"Sinds 2 jaar is onze vereniging met Buvoo in zee gegaan om een stap in professionalisering te maken. Dit verloopt naar volle tevredenheid. Buvoo biedt verschillende diensten aan, zij werken onderling als team samen en denken vooral mee om onze vereniging op een next level te krijgen.”
Verouderde ledenadministratie
In januari 2022 werd Buvoo benaderd door de penningmeester van een landelijke wetenschappelijke vereniging.
Deze vereniging liep aan tegen de grenzen van de destijds gebruikte software voor de ledenadministratie. Daarnaast was de onderlinge informatievoorziening niet meer op peil en was er o.a. geen vast stramien van vergaderen, indienen van vergaderstukken en het centraal beschikbaar hebben van belangrijke documenten.
Consequenties
Waar de penningmeester vooral tegenaan liep waren de volgende zaken:
Ze miste het (totaal)overzicht.
Het kostte veel tijd om in de ledenadministratie wijzigingen door te voeren en betalingen te checken. Hierdoor liep de vereniging lidmaatschapsgelden mis.
De verenigingsboekhouding werd handmatig gedaan en was hierdoor foutgevoelig, tijdrovend en ondoorzichtig. -Vooral de dataverzameling t.b.v. de jaarverantwoording aan de leden op de LAV was tijdrovend.
Ze was bestuurslid en penningmeester geworden om inhoudelijk bij te dragen aan de groei van de vereniging.
Er was zeker potentie om door te groeien naar een maatschappelijk relevante vereniging, maar ja: het kostte haar gewoonweg teveel tijd en energie!
Gelukkig had deze vereniging inmiddels genoeg leden en voldoende activiteiten, hierdoor waren er genoeg inkomsten om externe ondersteuning te kunnen betalen. (een eigen bureau opzetten was veel te kostbaar, te risicovol en het ontbrak intern aan kennis om dit überhaupt te begeleiden)
Na een 2-tal gesprekken en een uitleg over onze werkwijze aan een delegatie van het bestuur, wilde men overstappen. Maar overstappen: “hoe doe je dat?” “Dat is wel een enorm risico dat we hier mee lopen...”, aldus een bezorgd bestuurslid. Na de garantie dat de leden hier niks van zouden gaan merken, werd unaniem ingestemd met de ‘transfer’.
Oplossing
In maart 2022 zijn we als Buvoo achter de schermen gaan analyseren welke ICT-hobbels er genomen moesten gaan worden. Na een grondige analyse en enkele wederzijdse 'wens-gesprekken', hebben we:
Een schaduw-ledenadministratie ingericht
Office365 met commissieclouds geïntroduceerd
Emailadressen voor de 7 belangrijkste commissie-voorzitters ingericht
Gedeelde cloudmappen ingesteld
De boekhouding opnieuw ingericht
Een geautomatiseerd leden-aanmeld-formulier geïntroduceerd
In Juli 2022 zijn wij live gegaan. De eerste maanden van deze live-gang zijn vooral besteed aan fine-tunen en het goed inbedden bij wie de leden en commissieleden voortaan moesten zijn. Buvoo was vanaf dit moment het middelpunt van de activiteiten. Vanuit dit middelpunt signaleren wij inmiddels verbeterpunten, dragen we bij aan een foutloos en up-to-date ledenbestand, zijn de verenigingsfinanciën overzichtelijk en worden commissies steeds verder ondersteund.
Nog belangrijker: de commissieleden als vrijwilliger worden steeds verder ontzorgd en ondersteund. Hierdoor wordt het steeds gemakkelijker om vrijwilligers te vinden.