"Dankzij de enorme ondersteuning van Buvoo is de implementatie van onze Ledenraad soepel en zorgvuldig verlopen. We zijn heel tevreden met het resultaat; onze Ledenraad vormt een belangrijk fundament binnen de VEN.”
Transformeer de ALV naar een Ledenraad
De Vereniging EMDR Nederland (VEN) is de afgelopen jaren flink gegroeid en heeft momenteel bijna 7.000 aangesloten therapeuten. Het bestuur merkte dat de bestaande structuur van de jaarlijkse ALV niet meer voldeed aan de toenemende behoeften binnen de vereniging. De opkomst tijdens de ALV was per keer anders; het gesprek werd niet altijd gevoerd met dezelfde mensen en de afvaardiging was niet representatief voor alle leden. De ALV werd hierdoor een eenrichtingsverkeer terwijl het bestuur juist het gesprek wilde voeren met de leden.
Consequenties
De algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de vereniging maar begon zijn beperkingen te tonen:
Een relatief operationeel werkend bestuur
Lage betrokkenheid van leden
Onregelmatige opkomst
Ingewikkeld om vervolg te geven aan inhoudelijke gesprekken
Beperkte dialoog bij vraagstukken
Op de lange termijn dreigde deze structuur de verdere ontwikkeling van de VEN te belemmeren.
Oplossing
Om de vereniging hierin verder te professionaliseren en de efficiëntie te verbeteren, werd besloten om over te stappen naar een ledenraad. Een geïnstalleerde ledenraad zou de vereniging voordelen bieden zoals:
Strategisch beleid: Het bestuur krijgt ruimte om meer met strategische beleidsbeslissingen bezig te zijn.
Representativiteit: Een ledenraad zorgt voor meer gerichte en representatieve besluitvorming.
Het is echter wel essentieel om dit gehele proces zorgvuldig en transparant te plannen.
Denk hierbij aan zorgvuldige en uitgebreide communicatie naar en betrokkenheid van alle leden. Het succesvol implementeren van een ledenraad vereist namelijk o.a. een wijziging van de statuten, duidelijke reglementen en eerlijke/transparante verkiezingen.
Implementeer een ledenraad
We hebben de belangrijkste punten van dit proces hiernaast in een afbeelding kort samengevat.
Als verenigingsbureau van de VEN bood Buvoo gedurende het gehele proces ondersteuning waaronder de complete planning, de (interne) communicatie, het werven van kandidaten, de organisatie rondom de verkiezingen en het inrichten van een gedeelde cloud t.b.v. de ledenraadleden.
Door onze inzet en kennis van de vereniging is de ledenraad succesvol geïmplementeerd, wat heeft geleid tot een soepele overgang naar de nieuwe structuur.
Na maanden van voorbereiding was de eerste Ledenraadvergadering op 1 juli 2023 een feit en ook nog een groot succes!
Wij zijn trots op onze bijdrage aan het realiseren van deze nieuwe fase binnen de vereniging.