Koepelcongres: stroomlijnen congresorganisatie
De Koepel voor Effectieve Psychologische Behandelingen — de samenwerking tussen de VGCt, de VEN en de VSt — organiseert sinds 2022 een jaarlijks congres. Hoewel de inhoud van het congres in 2023 positief werd beoordeeld, bleef het aantal deelnemers achter bij de verwachtingen.
Tijdens de organisatie bleek dat de samenwerking tussen de betrokken partijen onvoldoende structuur en afstemming kende. Taken en verantwoordelijkheden waren niet altijd duidelijk verdeeld en een centrale aansturing ontbrak. Daarnaast was er geen concreet promotie- en communicatieplan opgesteld, terwijl de zichtbaarheid van het congres beperkt bleef door een minimale aanwezigheid op social media en andere online kanalen.
Hierdoor werd het potentieel van het congres onvoldoende benut en bleef de doelgroep moeilijk bereikbaar, ondanks de sterke inhoudelijke programmering en betrokken sprekers.
Consequenties
Door het achterblijvende bezoekersaantal werd de begroting niet behaald en draaide het congres uiteindelijk met verlies. Dit maakte duidelijk dat een andere aanpak noodzakelijk was om toekomstige congressen organisatorisch en financieel sterker neer te zetten.
Er ontstond behoefte aan meer structuur, duidelijke coördinatie en een gerichte communicatiestrategie om de zichtbaarheid van het congres te vergroten, de samenwerking tussen betrokken partijen te verbeteren en financiële risico’s in de toekomst te beperken.
Oplossing
Om de editie in 2024 succesvoller te maken, werd er een stappenplan opgesteld. De samenwerking tussen de verenigingen werd geïntensiveerd en de interne communicatie verbeterd. Daarnaast werd Buvoo ook eerder in het proces betrokken, zodat we konden zorgen voor tijdige communicatie. De belangrijkste (verbeter)punten waren:
Regelmatige overleggen om taken en verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen en de voortgang te bewaken.
Een duidelijke planning voor tijdige aankondigingen en communicatie.
Het vastleggen van een herkenbare huisstijl om de professionele uitstraling te versterken.
Het aanbieden van Early Bird-tickets om vroegtijdige inschrijvingen te stimuleren en de opkomst te vergroten.
Mede dankzij deze aanpak was het congres binnen 7 weken volgeboekt en groeide de editie uit tot een groot succes. Zowel de organisatie als de inhoud en uitstraling van het congres werden positief beoordeeld door deelnemers, sprekers en betrokken partijen. Daarmee is een sterke basis gelegd voor een succesvolle editie in 2025.