Koepelcongres: stroomlijnen congresorganisatie
De Koepel voor Effectieve Psychologische Behandelingen, de alliantie tussen de VGCt, de VEN en de VSt, organiseert sinds 2022 haar jaarlijkse congres. Hoewel de inhoud van het congres in 2023 goed werd gewaardeerd, viel het aantal bezoekers aanzienlijk tegen. De samenwerking tussen de betrokken partijen verliep niet soepel. Er was een onduidelijke taakverdeling, het ontbrak aan een promotieplan en de Koepel was nauwelijks actief op social media. Dit laatste beperkte de zichtbaarheid van het evenement enorm.
Consequenties
Door het lage bezoekersaantal werd de begroting niet gehaald en leed het evenement verlies. Het werd duidelijk dat de aanpak moest veranderen om in de toekomst een succesvol congres te kunnen organiseren en verdere financiële risico's te vermijden.
Oplossing
Om de volgende editie in 2024 succesvoller te maken, werd er een stappenplan opgesteld. De samenwerking werd geïntensiveerd en de interne communicatie verbeterd. Daarnaast werd Buvoo ook eerder in het proces betrokken, zodat we konden zorgen voor tijdige communicatie. De belangrijkste (verbeter)punten waren:
Regelmatige overleggen om taken en verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen en de voortgang te bewaken.
Een duidelijke planning voor tijdige aankondigingen en communicatie.
Het vastleggen van een herkenbare huisstijl om de professionele uitstraling te versterken.
Het aanbieden van Early Bird-tickets om vroegtijdige inschrijvingen te stimuleren en de opkomst te vergroten.
Mede dankzij deze aanpak was het congres binnen 7 weken volgeboekt en werd de 2024-editie een succes. Na alle lovende kritieken over organisatie, vorm en inhoud, belooft de editie van 2025 ook weer een succes te worden.