“Buvoo bracht structuur, overzicht en rust in een complex traject met zowel een fysiek als digitaal congres. Dankzij hun ondersteuning konden wij ons focussen op de inhoud en de ervaring voor onze leden.”
Grip op je verenigingscongres: Van complex naar overzichtelijk
Voor veel beroepsverenigingen is een congres één van de belangrijkste momenten van het jaar. De organisatie hiervan vraagt echter veel tijd, afstemming en coördinatie. Onze klant stond voor de uitdaging om één congres te organiseren met zowel een fysiek als een digitaal programmaonderdeel. Dit vroeg om intensieve afstemming tussen de congrescommissie, sprekers, deelnemers en andere betrokkenen, want beide onderdelen hadden hun eigen planning, communicatie, vormgeving, deelnemersstromen en werkprocessen.
Consequenties
Door de vele parallelle processen werd de organisatie alleen maar complexer. Zonder centrale coördinatie kostte het veel tijd om overzicht te behouden en alle werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen. Zonder deze centrale coördinatie ontstond namelijk het risico op versnipperde communicatie, een ingewikkelde deelnemersadministratie en een hoge belasting voor de congrescommissie. Het gevolg hiervan zou zijn dat de congrescommissie minder tijd zou hebben om zich te richten op de inhoud en kwaliteit van het congres.
Oplossing
Buvoo ondersteunde de vereniging gedurende het volledige traject en fungeerde als centraal aanspreekpunt. De ondersteuning betrof zowel de registratie, de communicatie, de facturatie maar ook de planning, vormgeving, coördinatie en meer.
Dankzij het inzet van digitale tools werden de verschillende werkzaamheden overzichtelijk gecoördineerd en verliep de organisatie zo soepel en transparant.
Het resultaat
Door deze centrale coördinatie ontstond meer overzicht en rust binnen de organisatie.
Op deze manier konden de vereniging en de congrescommissie zich beter focussen op de inhoud en kwaliteit van het congres, terwijl de operationele organisatie achter de schermen goed en professioneel werd begeleid.